Dématérialisation :
l’état de l’art

Stratégie, démarche méthodologique, environnement juridique, normes, sécurité, certificats, archivage: les «best practices»
Sommaire

LE MOT DE L’INTERVENANT

Cette formation vous permettra de préparer la conduite du changement,...

Cette formation vous permettra de préparer la conduite du changement, de connaître les démarches méthodologiques et les étapes du processus de dématérialisation. Vous appréhenderez les évolutions du cadre légal, les obligations en matière de dématérialisation, les réglementations concernant la gestion de la preuve. Les architectures opérationnelles et applications utiles vous seront présentées. Les dernières normes de la protection des données RGPD, et de l’archivage Z42-013 /Z42-026 seront explicitées.

Benjamin Faraggi
CEO et fondateur de Spuro, éditeur de plateforme Blockchain. Auteur de « La Blockchain, comprendre la mutation ». Fondateur et animateur de la communauté de la Blockchain Ledgerofproof.
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  • Comment préparer la mutation des habitudes, quelle conduite du changement ?
  • Comment déployer le passage de la dématérialisation au flux numérique et au digital ?
  • Quelles sont les démarches méthodologiques et les étapes du processus ?
  • Quelles sont les évolutions du cadre légal et des obligations en matière de dématérialisation ?
  • Quel est le positionnement du Réglementation Générale de la Protection des Données(RGPD)
  • Comment gérer l’archivage à valeur probatoire.
  • Comment structurer les formats et schémas des données.
  • Comment déployer les ressources et les outils nécessaires.
  • Quelles sont les architectures applicatives de la dématérialisation ?
  • Quelles sont les problématiques d’interfaçage avec les applications métiers ?
  • Comment assurer la sécurité et la fiabilité de la transmission des flux d’informations.
  • Quels sont les impacts dans le cadre d’une approche Big Data et Open data ?
  • Quel est le positionnement de la Blockchain ?

Basé sur de nombreux exemples et cas réels reflétant les situations les plus diverses, ce séminaire dresse l’état de l’art en matière de dématérialisation.



La mutation organisationnelle


Concepts et définitions

  • Le positionnement de la dématérialisation, de la numérisation et du digital
  • Les champs d’application de la dématérialisation, les métiers concernés.
  • Les grandes phases : stratégie, juridique, organisation, technologie.
  • Les objectifs, avantages, inconvénients et caractéristiques de la dématérialisation.
  • Le positionnement de la dématérialisation active ou statique.
  • La différence entre la dématérialisation, le document numérique, le flux numérique et la digitalisation des flux
  • La démarche de la gouvernance de la dématérialisation.
  • L’approche ATAWAD « AnyTime- AnyWhere -AnyDevice »

Démarche méthodologique

  • Les axes du projet : métiers, fonctionnalités, applications, technologies.
  • La classification de l’information : document, archive, « record ».
  • Les règles fonctionnelles : traçabilité, intégrité, cycle de vie, sauvegarde.
  • Les grandes phases du processus de dématérialisation.
  • Les approches « top-down » ou « bottom-up ».
  • Analyse des processus, mise en place des « métamodèles ».

La conduite du changement

  • Accompagnement du changement et acquisition des compétences.
  • Les phases de la conduite du changement : expliquer, communiquer, mobiliser, former, accompagner.
  • Organisation de l’information, déploiement des flux d’informations.
  • Gestion des profils utilisateurs et de la sécurité.

Les leviers de productivité

  • La réduction du coût du traitement, l’amélioration des modes de recherche et d’indexation.
  • La qualité de saisie de l’information, la traçabilité des documents.
  • La structuration des processus et procédures.
  • Les résultats attendus en matière de fluidité et de gestion des délais.
  • Analyse des modes de calcul du ROI.
  • MAREVA : Méthode d’Analyse et de Remontée de la valeur.

Les fondements juridiques


L’environnement juridique

  • Les éléments de la preuve : intégrité, confidentialité, accessibilité, pérennité, fiabilité.
  • La gestion de la preuve, les articles 1316-1 et 1316-4 du Code civil.
  • Le règlement européen de la protection des données : RGPD
  • La gestion des contrats et factures électroniques. Les calendriers de déploiement et textes de lois.
  • La dématérialisation fiscale (art. 289 du CGI), les éléments incontournables, la relation avec Chorus.
  • Le régime des bulletins de salaire.
  • Les directives européennes en matière de dématérialisation. Le cadre réglementaire de l’ieDAS
  • Le positionnement de la jurisprudence.

La valeur juridique de l’archivage et des certificats

  • Les textes de lois de l’archivage à valeur probante, la norme AFNOR Z42-013 et Z42-026
  • La signature électronique : garante de la valeur juridique des échanges.
  • La signature électronique au service des processus métier.
  • Les évolutions des classes de certificat.
  • L’archivage des documents et la conservation des archives publiques.
  • Les textes de lois communautaires et la jurisprudence en cours.
  • Analyse de la Réglementation Générale de la Protection des Données(RGPD).
  • Mise en place d’un SLA (Service Level Agreement).

Les formats et concepts de gestion des contenus


Le choix des formats et concepts

  • Les règles de la gestion du contenu.
  • La structuration d’un document numérique.
  • Formats de structuration : ODF, OOXML, RDF, EDI, RSS, SEPA, PDF-A1, PES, SCII, SEDA (outil AGAPE), WWF, le RGI (Référentiel Général d’Interopérabilité).
  • Gestion du patrimoine de l’information : ILM - Information Lifecycle Management et RM - Record Management (norme ISO 15489).
  • Positionnement de Hélios dans le cadre de Chorus.
  • L’automatisation des processus et l’interopérabilité des documents.
  • La place du travail collaboratif.

L’organisation de la recherche d’information

  • La gestion de la catégorisation des données : taxonomie, indexation, thésaurus et ontologie.
  • Le positionnement de métadonnées.
  • Recensement des types de source (mail, Web, factures, dossiers, etc.).
  • Classement et cycles de vie des données dématérialisées.
  • La place du Big Data, de l’Open Data, de la recherche par document, par les données et par le Web sémantique.

Les applications et les outils de la dématérialisation


Le panorama des solutions

  • Les outils de reconnaissance automatique des documents.
  • Les modes d’archivage des documents.
  • Les fonctionnalités des moteurs de recherche.
  • Gestion de contenu, place du workflow, positionnement du parapheur électronique

Les applications et outils opérationnels

  • Les outils pour passer à l’immatériel et les interfaces utilisateurs.
  • La GED, CMS (Content Management System), ECM (Enterprise Content Management).
  • RAD (Reconnaissance Automatique de Documents), LAD (Lecture Automatique de Documents).
  • OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition).
  • Les échanges B to B, EDI – Web EDI.
  • L’analyse des liaisons avec les applications métiers : ERP, CRM, SCM.
  • La gestion des données maîtres : le MDM.
  • La place des applicatifs de la gestion des flux et des données : ESB.
  • Les solutions BPM collaboratives et documentaires.
  • Les applicatifs ou services en ligne : « SaaS in the Cloud ».
  • Les interfaces des applications au format web : le responsive design.

L’archivage et les contraintes de sécurité


L’archivage des données

  • Les concepts généraux de l’archivage de documents électroniques.
  • Les points clés du contrat d’archivage électronique à valeur probatoire.
  • Le mode de support : Worm de type A, B et C, micrographie, supports magnétiques et optiques.
  • Les standards de l’archivage : NF Z42-013, NF Z42-026, SMI, HSM, SAD, ERMS, MOREQ2, OAIS, M@rine.
  • Les standards : SEDA, PDF-A1, structure XML.
  • Les autorités de gestion de preuve (AGP) et la place du label FNTC.
  • Le positionnement des coffres-forts électroniques et des tiers archiveurs.

Les prestataires de services

  • Éditeur de solutions de dématérialisation d’appel d’offres.
  • Facturation électronique et dématérialisation fiscale.
  • Messagerie sécurisée, horodatage.
  • Signature électronique, échange confidentiel et chiffrement.
  • Solutions de dématérialisation des factures.
  • Les solutions pour l’archivage de la messagerie : Symantec, OpenText, EMC, etc.
  • Positionnement des hébergeurs et des prestataires de Cloud et les services Saas-Iaas
  • Positionnement des tiers archiveurs : CDC Arkhinéo, Doc@post, Locarchives, Security, etc.

La gestion des certificats


L’authentification de l’émetteur

  • La gestion des profils : SSO, Open ID, IDéNum, France connect
  • Les PSCE : prestataire de services de certification électronique.
  • Les autorités de certification, autorités d’enregistrement et les opérateurs de certification.
  • Processus d’authentification via un site Web.

L’intégrité du document

  • La signature électronique : traçabilité, authentification et intégrité.
  • Les niveaux des certificats conformes au RGS1-2-3-3+. (Référentiel Général de Sécurité).
  • La paire de ciseaux électronique et l’organisation du PKI.
  • Processus d’authentification via un certificat client.

La confidentialité du document

  • La cryptographie base du chiffrement : les protocoles SSL et SET.
  • Les algorithmes asymétriques et symétriques.
  • La gestion des clés privées et clés publiques, processus de certification : simple et double « Hash »
  • WS-security : les normes et protocoles de sécurité des Web Services, le SAML (Security Assertion Markup Language).

Des exemples opérationnels


La dématérialisation des courriers

  • Analyse des circuits d’information interne.
  • Les étapes du processus : ouverture des courriers, suppression des éléments polluants, numérisation des documents, gestion des index, gestion des envois, archivage et sécurisation.

Le bulletin de paie dématérialisé

  • Le coffre-fort électronique au cœur de la dématérialisation du bulletin de paie.
  • Les idées fausses et les bonnes raisons de passer à la dématérialisation du bulletin de paie.

La dématérialisation de la facture : approche B to B

  • Les factures transmises par voie électronique : factures entrantes et sortantes.
  • Les obligations relatives à la conservation et au stockage des factures.
  • Le contrôle de l’administration des procédés de transmission par voie électronique.
  • Auto facturation (émission de la facture par le client).
  • Sous-traitance de la facturation (tierce personne mandatée pour l’établissement des factures).

Les AASSE (Actes Authentiques Sur Support Électronique)

  • La gestion des actes notariés, le rôle du Minutier Central Électronique du Notariat, la gestion par le système Téléactes, le positionnement de la clé sur support USB.

Les impacts de la Blockchain

  • Analyse de la technologie Blockchain concernant la transmission et le stockage d’informations, transparentes, sécurisées, et fonctionnant sans organe central de contrôle.